La Magie des Mots

Papiers et documents : quand les conserver, quand les jeter ?

Paperasses, paperasses… Vous êtes tenté par un grand nettoyage de vos papiers ? Avant d’opter pour le classement par le vide, vérifier les délais de conservation conseillés pour chaque type de documents.

A conserver à vie

• Contrats d'assurance décès et d'assurance vie.
• Dossier médical. Gardez toute votre vie les documents relatifs à un accident (factures, expertises, certificats médicaux), car des séquelles peuvent apparaître plusieurs années après. D’un point de vue plus médical, gardez aussi tout ce qui concerne votre santé : carnet et certificats de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé, examens et analyses relatifs à une maladie grave ou chronique ; tests de dépistages (VIH, hépatite, cholestérol, etc.)
• Dossier d’accident du travail. Afin de pouvoir demander une révision de la rente en cas d’aggravation de votre état.
• Contrats d’assurance automobile, chef de famille et professionnelle. Votre responsabilité civile peut être recherchée pendant dix ans. Mais mieux vaut conserver les contrats qui la couvrent au-delà de ce délai.
• Livret de famille.
• Copies et extraits d'actes de naissance. Valables en principe sans limitation de date, ils doivent toutefois être délivrés depuis moins de 3 mois ou 6 mois dans certains cas (en vue du mariage notamment).
• Jugement d'adoption.
• Acte de reconnaissance d'un enfant naturel.
• Contrat de mariage. En cas de perte, adressez-vous au notaire qui l'a établi. Jugement de divorce ou de séparation de corps. Contrat de pacte civil de solidarité.
• Documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs.
• Testament.
• Documents relatifs aux successions, en particulier si elle comprend des biens immobiliers.
• Donations. Ces preuves à conserver pour éviter tout litige lors de l'ouverture de la succession ou face au fisc.
• Bulletins de salaires. (à tout le moins jusqu’au règlement de la retraite). Contrats de travail.
• Livret militaire.
• Diplômes.

A conserver 30 ans
• Factures de réparations diverses, s'il s'agit d'un artisan inscrit au registre des métiers.
• Tout document relatif à votre vie en union libre.
• Factures de réparation automobile, même après la revente. Cela peut-être utile si votre acheteur fait jouer la garantie sur les vices cachés.
• Talons de chéquier. Ce délai correspond à celui de l'action civile, les talons permettent de garder la référence du chèque.
• Reconnaissance de dette civile. Le délai de 30 ans court après la fin du remboursement.
• Honoraires d’avocat.
• Factures d’hospitalisation. Des frais peuvent théoriquement être réclamés durant 30 ans (à noter, seulement 10 ans pour une clinique privée et 4 ans pour un établissement public ayant un comptable public).
• Relevés de points des caisses de retraites. (En tout cas jusqu’à ce que votre dossier soit réglé).
À conserver 10 ans
• Factures d’agent immobilier.
• Factures EDF-GDF.
• Dossiers de travaux dans l’habitation : commandes, contrats, réceptions des travaux… pour être en mesure de faire jouer la garantie décennale.
• Dossier des dommages et malfaçons sur l’habitation.
• Factures des entrepreneurs et architectes. Passé ce délai, la loi ne les tient plus pour responsables.
• Factures de réparations diverses si le réparateur est un commerçant inscrit au registre du commerce.
• Règlement de copropriété, comptes et charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbaux des assemblées générales.
• Relevés de comptes bancaires et postaux. Ils constituent un commencement de preuve par écrit en cas de litige.
• Bordereaux de versement ou d'ordre de virement. Vous avez dix ans pour contester un encaissement, un virement de chèque. Les bordereaux sont en outre la seule preuve de remise d’argent.
• Dossiers de sinistre : courriers et preuves de versements après la fin de l'indemnisation. (Le délai est ramené à deux ans, à l'exclusion de toutes questions de responsabilité, si vous avez affaire à votre propre assureur.)
• Mandat à agent immobilier.
• Contrats de prêts à la consommation. (Au minimum deux ans).
• Prêt immobilier à partir du règlement de la dernière échéance du crédit.
À conserver 5 ans
• Contrats de location et quittances de loyer à l’issue du départ du logement. Délai pour contester loyers et charges.
• Honoraires de notaire.
• Justificatifs de paiement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales.
• Valeurs mobilières : gardez les avis d'opéré pendant la détention des titres. C’est le délai maximum pour réclamer coupons, intérêts et dividendes.
• Allocations chômage. Les Assedic peuvent réclamer un trop-perçu au-delà de cette période.
• Avis de paiement de pensions.
À conserver 4 ans
• Avis d'échéance et preuves de paiement des contrats d’assurance sur la vie et assurance décès bénéficiant de la réduction fiscale.
• Dossiers de règlement à votre profit du capital d'une assurance-décès. Il faut pouvoir prouver que la somme n'était pas soumise à l'impôt sur les successions.
• Déclarations de revenus, ainsi que les justificatifs des réductions et déductions. L’administration fiscale dispose d’un délai de trois ans, une fois écoulée l’année au titre de laquelle l’imposition est due.
• Avis d'imposition. Preuve du paiement des impôts.
À conserver 3 ans
• Justificatifs des documents ayant servi au calcul des cotisations de sécurité sociale (fiches de paie, etc.). Les caisses disposent d'un délai de 2 ans à compter de la date de paiement pour vous réclamer le remboursement de sommes indûment versées.
• Justificatifs de paiement de la redevance télévision. (Délai de prescription pour les redevances impayées).
À conserver 2 ans
• Factures d'eau.
• Factures de téléphone.
• Justificatifs des taxes et frais engagés auprès d’un notaire lors de l’acquisition d’un logement.
• Quittances de cotisation d’assurance et, à défaut, l'avis d'échéance émanant de votre assureur ainsi que la preuve du règlement. L'assureur n'a que deux ans pour les contester.
• Double de la lettre demandant la résiliation du contrat d’assurance et l'accusé de réception.
• Correspondance avec l’assureur concernant le règlement d'un sinistre.
• Justificatifs de paiement des frais et honoraires médicaux. Les médecins, sages-femmes et pharmaciens disposent de ce délai pour percevoir ce qui leur est dû.
• Ordonnances courantes. (En sachant qu’une action en responsabilité contre un médecin n'est prescrite qu'au bout de 30 ans).
• Contraventions. (La prescription des poursuites est d'un an, mais celle des peines de deux ans).
• Factures d'achat automobile. Au moins aussi longtemps que dure la garantie.
• Bordereaux de Sécurité Sociale. Ce délai s'applique à la Sécurité sociale en cas de reprise de trop perçu.
• Bordereaux de versement des allocations familiales (aide au logement, versement d'un capital décès, etc.).
À conserver 1 an
• Certificats de ramonage.
• Honoraires d’huissier. (Si vous êtes son client).
Impôts locaux. La taxe de l'année de référence peut être contestée par l'Administration jusqu'au 31 décembre de l'année suivante.
Délais variables
• Contrats et dossiers de location (pour le locataire comme le bailleur) : au moins durant toute la durée de la location et jusqu’au remboursement du dépôt de garantie.
À noter, ce dossier comporte : le constat de l'état des lieux et la quittance du versement du dépôt de garantie, la surface corrigée, les correspondances bailleur/locataire, le contrat d'assurance, l'acte de cautionnement, le contrat d'entretien du chauffage et les factures, le contrat d'abonnement téléphonique, l’inventaire du mobilier en cas de location meublée.
• Factures concernant les améliorations et les travaux d’amélioration de l'habitat : au-delà de la location et jusqu'à leur remboursement.
• Titre de propriété immobilière : au moins jusqu'à la revente.
• Contrats d'assurance, doubles de la correspondance avec votre assureur, factures d'achat de meubles et objets de valeur, factures de réparation de tous vos biens, y compris votre voiture, factures d'achat de matériel que vous transportez : aussi longtemps que les meubles ou immeubles sont assurés.
• Ordres de prélèvement automatique : pendant le temps de leur validité.
• Avis d'opéré sur valeurs mobilières : pendant la détention des titres.